Kebijakan privasi.

Pengendali dan cakupan

PT. Azriel Alfarizqi Akbar mengelola Smart RPS Pro dan bertindak sebagai pengendali atas pemrosesan data akun, pembayaran, dan operasional layanan yang dijelaskan di halaman ini. Alamat kontak: Jl. Kebangkitan No.19a; nomor AHU: AHU-0075890.AH.01.02.TAHUN 2024. Hubungi admin@rps-aaa.id untuk pertanyaan atau permohonan data.

Kebijakan ini mencakup situs dan fitur Smart RPS Pro. Institusi atau pengguna yang memasukkan data pihak lain tetap bertanggung jawab atas dasar dan kewenangan pengumpulan data tersebut. Layanan eksternal yang Anda buka atau gunakan secara terpisah memiliki kebijakan sendiri.

Data yang diproses

• Akun: nama, email, password dalam bentuk hash, peran, serta institusi/program studi dan informasi profil yang Anda berikan.
• Dokumen akademik: kampus/prodi, identitas mata kuliah, nama dosen/pengesah, CPL dan isi RPS, versi, tanda tangan, referensi, serta RPP, tugas, modul, presentasi, soal atau data asesmen yang Anda simpan.
• Pembayaran: paket, invoice, nominal dan kode unik, bukti pembayaran, waktu/status pemeriksaan, serta riwayat saldo dan transaksi kredit AI. Hindari menyertakan detail rekening yang tidak diperlukan pada bukti.
• Aktivitas AI: konteks/berkas yang dipakai fitur, usulan atau hasil, status pekerjaan, penyedia/model, catatan kegagalan, pemakaian token dan biaya yang tersedia.
• Sesi dan keamanan: cookie/identitas sesi, waktu aktivitas, IP dan informasi perangkat pada peristiwa keamanan akun tertentu, serta catatan tindakan administratif.
• Bantuan: isi pesan dan lampiran yang Anda kirim melalui email atau kanal kontak yang Anda pilih.

Kolom opsional dapat dibiarkan kosong. Berikan data yang relevan dengan fitur yang digunakan; jangan memasukkan password, API key, informasi kesehatan, identitas sensitif, atau data rahasia ke materi dan prompt.

Tujuan dan dasar pemrosesan

Data digunakan untuk membuat dan mengamankan akun, menyediakan penyusunan/penyimpanan dokumen, menjalankan fitur AI yang Anda pilih, memeriksa pembayaran, mengelola akses dan kredit, mengirim pemberitahuan akun, serta menangani permohonan dan gangguan.

Pemrosesan untuk menyediakan layanan dan transaksi didasarkan pada pelaksanaan perjanjian atau permintaan Anda. Pengamanan dan pemeriksaan penyalahgunaan menggunakan kepentingan yang sah dengan memperhatikan hak pengguna. Pencatatan tertentu dapat diperlukan untuk kewajiban hukum. Bila suatu penggunaan membutuhkan persetujuan, persetujuan diminta untuk tujuan tersebut dan dapat ditarik sesuai hukum; memahami kebijakan ini bukan persetujuan tanpa batas untuk semua penggunaan data.

Akses dan pembagian data

Dokumen dan sumber pribadi dibatasi sesuai akun serta izin aplikasi. Pemeriksa/pengesah yang diberi kewenangan dapat mengakses dokumen dalam alur review. Pengelola dengan hak administratif dapat memproses data yang diperlukan untuk pemeriksaan pembayaran, bantuan, keamanan, dan pengelolaan layanan.

Data yang diperlukan dapat diproses oleh layanan hosting/penyimpanan, pengiriman email, AI, dan sistem tujuan integrasi. Nama penyedia hosting dan pengiriman email pada instalasi dapat diminta melalui kontak pengelola; aplikasi menggunakan konfigurasi hosting dan SMTP yang ditetapkan pengelola.

Pengungkapan kepada pihak berwenang dilakukan bila diwajibkan hukum atau melalui prosedur yang sah. Penggunaan untuk tujuan tambahan yang memerlukan persetujuan harus dijelaskan dan dimintakan persetujuan tersendiri.

AI dan layanan pihak ketiga

Ketika fitur AI dijalankan, bagian konteks yang diperlukan dapat dikirim kepada penyedia: misalnya identitas akademik yang terisi, CPL, bahan kajian, pustaka, instruksi, kutipan sumber, atau deskripsi gambar. Pemrosesan sumber untuk pencarian/embedding juga dapat menggunakan penyedia AI.

Jalur AI aplikasi mendukung Google (Gemini), OpenAI, OpenRouter, IDRouter, atau Kie.ai sesuai fitur dan penyedia yang diaktifkan. Gambar modul dapat memakai Kie.ai; gambar presentasi dapat memakai OpenAI. Daftar ini menjelaskan pilihan yang didukung, bukan menyatakan seluruh penyedia digunakan pada setiap permintaan. Penyedia/model dan catatan penggunaan mengikuti konfigurasi serta riwayat aktivitas akun.

Penyedia dapat memproses permintaan sesuai ketentuan dan kebijakan datanya. Sebelum mengirim materi rahasia, tanyakan penyedia aktif dan pengaturan data melalui admin. Kebijakan ini tidak menjanjikan bahwa semua penyedia memiliki kebijakan pelatihan model atau retensi yang sama.

Jika Anda menyalin prompt ke AI eksternal, Anda menentukan layanan penerima dan data yang dikirim. Tautan WhatsApp membuka layanan WhatsApp; pesan hanya dikirim ketika Anda memilih mengirimnya. Pengiriman melalui email dan layanan eksternal mengikuti konfigurasi serta ketentuan layanan terkait.

Pemrosesan di luar Indonesia

Hosting atau penyedia pihak ketiga dapat memproses data di luar Indonesia. Lokasi dan penerima bergantung pada penyedia yang digunakan; minta penjelasan kepada pengelola sebelum mengirim data yang memiliki batas lokasi pemrosesan dari institusi Anda.

Transfer data pribadi ke luar Indonesia harus mengikuti persyaratan perlindungan dalam UU Pelindungan Data Pribadi, termasuk dasar perlindungan dan persetujuan bila disyaratkan. Kebijakan ini tidak menyatakan seluruh data disimpan hanya di Indonesia.

Verifikasi dan materi yang dibagikan

Halaman verifikasi dapat dibuka tanpa login oleh orang yang memiliki kode/tautan. Informasi dokumen dan status tanda tangan yang ditampilkan menjadi dapat diakses oleh penerima tersebut. Tinjau halaman verifikasi dan isi ekspor sebelum membagikannya.

Materi yang Anda ekspor, kirim, atau sinkronkan ke Moodle dapat diakses sesuai izin sistem tujuan. Pembagian itu berbeda dari penyimpanan dokumen privat dalam aplikasi. Penghapusan dari Smart RPS Pro tidak otomatis menghapus salinan yang sudah diterima pihak lain atau ditempatkan pada sistem tujuan.

Cookie dan penyimpanan browser

Cookie sesi digunakan untuk autentikasi dan perlindungan permintaan. Browser menyimpan preferensi tema/tampilan serta salinan draf dan pemulihan pekerjaan pada perangkat Anda agar pekerjaan dapat dibuka kembali. Draf lokal dapat memuat isi dokumen, bukan hanya pengaturan tampilan.

Gunakan perangkat yang Anda percaya, terutama untuk dokumen atau data asesmen. Keluar dari akun tidak otomatis membersihkan seluruh salinan lokal. Simpan hasil yang diperlukan, lalu bersihkan data situs melalui pengaturan browser saat memakai perangkat bersama. Membersihkan data browser dapat menghapus draf yang belum tersimpan di server; menghapus akun di server juga tidak otomatis membersihkan perangkat Anda.

Retensi dan penghapusan

Data akun dan dokumen tersimpan untuk mendukung layanan serta pemulihan pekerjaan. Berakhirnya paket tidak otomatis menutup akun atau menghapus dokumen. Akun tidak aktif juga tidak dinyatakan memiliki penghapusan otomatis setelah jumlah hari tertentu.

Untuk menutup akun atau menghapus data, ajukan permohonan melalui email akun. Setelah identitas dan cakupan permohonan diverifikasi, pengelola menjelaskan data yang dapat dihapus, data yang masih perlu disimpan beserta alasannya, serta pelaksanaan penghapusan sesuai hukum. Penutupan akun, dokumen, sumber referensi, dan data pembayaran dapat memerlukan penanganan berbeda.

Catatan transaksi, audit keamanan, atau sengketa dapat dipertahankan selama diperlukan untuk tujuan yang sah atau kewajiban hukum. Backup dapat menyimpan salinan sampai siklus retensinya berakhir; permohonan harus mencakup penanganan salinan cadangan dan penyedia terkait bila relevan. Minta informasi retensi yang berlaku untuk kategori data Anda melalui pengelola.

Hak dan permohonan Anda

Sesuai ketentuan yang berlaku, Anda dapat meminta informasi dan akses/salinan data, koreksi, pengakhiran pemrosesan atau penghapusan, penarikan persetujuan, pembatasan pemrosesan, serta portabilitas bila memenuhi syarat teknis/hukum. Anda juga dapat mengajukan keberatan atas keputusan otomatis yang berdampak signifikan serta pengaduan terkait pemrosesan data.

Kirim permohonan ke admin@rps-aaa.id dari email terdaftar. Sebutkan jenis permohonan dan data yang dimaksud. Pengelola dapat meminta verifikasi tambahan yang relevan untuk mencegah pengungkapan kepada orang yang tidak berhak.

Permohonan ditangani sesuai persyaratan dan tenggat hukum untuk jenis permohonan tersebut. Bila sebagian permohonan tidak dapat dipenuhi karena kewajiban hukum atau hak pihak lain, pengelola menjelaskan alasannya. Penarikan persetujuan dapat memengaruhi fitur yang bergantung pada pemrosesan itu dan tidak membatalkan pemrosesan sah yang sudah dilakukan.

Keamanan dan insiden

Aplikasi menggunakan hash password, pemeriksaan sesi/izin, penyimpanan privat untuk bukti pembayaran, dan enkripsi pada bagian isi dokumen tertentu. Perlindungan ini tidak berarti seluruh metadata, ekspor, salinan browser, atau semua berkas terenkripsi. Server dan penyedia AI tetap perlu membaca konteks yang diproses; layanan bukan enkripsi end-to-end terhadap pihak tersebut.

Tidak ada sistem yang bebas risiko. Laporkan akses mencurigakan atau dugaan kebocoran melalui email pengelola, tanpa membagikan data yang tidak diperlukan. Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, pengelola wajib memberikan pemberitahuan kepada pihak yang berhak sesuai ketentuan UU PDP, termasuk batas waktu yang diwajibkan hukum.

Data mahasiswa dan pihak lain

Layanan ditujukan bagi dosen dan pengelola akademik. Utamakan data contoh, agregat, atau informasi yang telah disamarkan bila identitas individu tidak diperlukan. Pengunggahan nilai, jawaban, nama mahasiswa, tanda tangan atau data pihak lain harus memiliki dasar dan kewenangan yang sesuai.

Jika data anak memang diperlukan dalam kegiatan yang sah, pemrosesannya harus memenuhi perlindungan khusus dan persetujuan orang tua/wali sebagaimana disyaratkan hukum. Hindari mengirim data anak atau data sensitif ke AI apabila tidak diperlukan.

Perubahan dan rujukan

Tanggal dan versi tercantum pada halaman ini. Perubahan material mengenai tujuan, penerima, atau cara pemrosesan akan diberitahukan sebelum diterapkan melalui aplikasi atau email. Persetujuan baru diminta bila diwajibkan; pembaruan halaman saja tidak menggantikan persetujuan tersebut.

Rujukan hak dan kewajiban: UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan PP Nomor 80 Tahun 2019 tentang Perdagangan Melalui Sistem Elektronik. Anda dapat menyampaikan pengaduan kepada pengelola atau lembaga yang berwenang sesuai hukum.